• Lukas Litschauer

UseCase: Forderungen analysieren und Cashflow optimieren mit Power BI

Nicht erst seit der Corona-Krise sind die Planung und Optimierung des Cashflows ein zentrales Thema für Unternehmen. Bei der kurz- bis mittelfristigen Liquidität können offene Forderungen an Kunden eine wesentliche Rolle spielen. Gerade wenn für Produkte und Dienstleistungen bereits Vorkosten entstanden sind können verspätete Zahlungseingänge den eigenen Cashflow erheblich belasten. Wie Business Intelligence in dieser Situation helfen kann, lesen Sie im neuen Blogbeitrag.



Business Intelligence hilft längst auch im Daily Business


Business Intelligence unterstützt nicht nur bei strategischen ad-hoc Entscheidungen, sondern nimmt auch im Daily Business eine immer wichtigere Rolle ein. Zurück zum konkreten Beispiel Cashflowplanung: Für die Liquiditätsplanung hilft es, offene Forderungen in einem individualisierten Dashboard stets im Blick zu behalten. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen gibt es in der Regel keine eigene Abteilung für das Forderungsmanagement. Hier wird oft erst reagiert, wenn es bereits Liquiditätsengpässe gibt. Grund genug, die Entwicklung der offenen Posten regelmäßig im Blick zu behalten.





BI ist mehr als nur schöne Grafiken


Das Ziel individualisierter Business Intelligence Lösungen ist die stetige Optimierung des eigenen Unternehmens zu unterstützen. Im konkreten Fall reicht es also nicht, nur die offenen Forderungen in ihrer betraglichen Höhe zu verfolgen. Mit PowerBI lassen sich Treiber, Trends und Entwicklungen sehr leicht verfolgen und aufzeigen. Das ist elementar, um offene Posten in Zukunft gering zu halten und damit die Liquidität nachhaltig zu verbessern. Zum einen müssen verspätete Zahlungen in Ihrem Unternehmen vorfinanziert werden, das kostet am Ende Geld. Zum anderen steigt das Ausfallsrisiko von offenen Rechnungen mit jedem Tag. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten werden einige Kunden auch gezielt versuchen, Zahlungen so weit wie möglich zu verschieben um Ihre Liquidität zu sichern. Dem gilt es gezielt entgegenzuwirken, damit Sie nicht zum Kreditgeber für vielleicht wirtschaftlich schon angeschlagene Geschäftspartner werden.


Analyse eröffnet Handlungsmöglichkeiten


Die Analyse der bestehenden Situation ermöglich erst die Ableitung von Handlungsmöglichkeiten. Häufig entstehen höhere offene Posten bei bestimmten Kunden oder Produkten bzw. Dienstleistungen. Sind es nur einzelne Kunden, die hohe Außenstände verursachen, können diese noch gezielt angesprochen werden. In diesem Fall heißt es hartnäckig und konsequent zu bleiben, schließlich wurde die entsprechende Leistung bereits erbracht. In Zukunft würde bei diesen Kunden eventuell die Änderung der Zahlungskonditionen Abhilfe schaffen. Abhängig von Branche und Leistungen könnten auch Anzahlungen die Liquidität verbessern.


Stammen hohe offene Posten hingegen von einem bestimmten Produkt, würde ich empfehlen die Kundenzufriedenheit aktiv zu hinterfragen. Eventuell liegt hier nach erbrachter Leistung ein Missverhältnis zwischen Preis und Wert vor, das besprochen werden will. Natürlich steigt die Zahlungsmoral mit der Kundenzufriedenheit, warum also in diesem Fall nicht eine kurze Umfrage starten? Bei vielen Unternehmen kann das auch ein Durchtelefonieren sein, um ein Stimmungsbild einzufangen, es muss nicht immer gleich ein Marktforschungsinstitut sein. So erkennen Sie Qualitätsprobleme oder nicht erfüllte Kundenerwartungen frühzeitig und können reagieren. Abhängig vom Ergebnis können Sie Verbesserungen am Produkt vornehmen, mehr Engagement im After Sales Bereich zeigen oder Zahlungskonditionen anpassen.


Letztlich können Sie mit Business Intelligence den Schritt von der Analyse in Richtung Planung machen. Mithilfe von Machine Learning lassen sich aus vergangenen Zahlungseingängen Aussagen über zukünftige Cashflows treffen. Damit können Sie einerseits Ihre Liquidität genauer planen, andererseits aber auch verschiedenen Kundensegmenten gezielt adäquate Zahlungskonditionen anbieten.


Sparen Sie Zeit!


Was ist der Vorteil von Business Intelligence bei der Optimierung des Cashflows? Sie erkennen Treiber schnell und einfach. Offene Forderungen immer wieder nach statistisch relevanten Einflussgrößen zu analysieren ist zeitaufwändig. Mit PowerBI lassen sich individualisierte Dashboards erstellen, die stets mit aktuellen Daten direkt aus Ihren Systemen aufbereitet werden. Die Analyse der Einflussgrößen passiert dann auf Knopfdruck. Das macht die Auswertung nicht nur besser, sondern einfach wesentlich schneller und weniger Fehleranfällig im Vergleich zu manuell erstellten Excel-Listen.


Werden Sie besser!


Ein weiterer Vorteil von Business Intelligence: Verfolgen Sie die Entwicklung und prüfen Sie dadurch den Erfolg Ihrer getroffenen Maßnahmen. Wenn Dashboards einen Vergleich zum Vormonat bzw. Vorjahr enthalten, sehen Sie auf den ersten Blick in welche Richtung sich die Dinge entwickeln. Haben neue Zahlungskonditionen zu höherer Zahlungsmoral geführt? In welchem Ausmaß schaffen Skonti wirklich Anreizwirkung? All diese Fragen lassen sich mit Business Intelligence schnell und einfach beantworten. Sollte der gewünschte Effekt ausbleiben und weiterhin hohe Außenstände bestehen, überdenken Sie die getroffenen Maßnahmen. Sehen Sie die Optimierung des Cashflows ruhig als Experiment und bleiben Sie dran. Treffen Sie neue Maßnahmen und verfolgen Sie wiederum die weitere Entwicklung. Optimierung ist ein laufender Prozess, kein einmaliger Wurf.


Mit jedem Schritt sinken offene Forderungen und damit direkt Vorfinanzierungskosten. Gleichzeitig verursachen weniger offene Rechnungen weniger Aufwand im Forderungsmanagement – diese Maßnahmen sparen also direkt Kosten ein.


Entdecken Sie das Potential von Business Intelligence


An diesem Beispiel lässt sich sehr plakativ zeigen, dass Business Intelligence Ihr Unternehmen nachhaltig unterstützen und Kosten einsparen kann. In Wahrheit ist das aber nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von Business Intelligence. Denken Sie an Ihre Marketingaktivitäten, die Vertriebsplanung oder das laufende Reporting. Auch in diesen Bereichen kann Business Intelligence einen wichtigen Beitrag für Ihr Unternehmen leisten. Verstehen Sie Zusammenhänge, decken Sie Treiber, Risiken und Chancen auf und behalten Sie stets den Überblick über Ihre Zahlen. BI ermöglicht ganz neue Möglichkeiten bei der Analyse und Optimierung. Nutzen Sie machine learning-Modelle und künstliche Intelligenz um Ihr Ergebnis laufend zu verbessern. Und nicht zuletzt: Die schiere Menge an Daten steigt stetig an, an immer mehr Stellen werden Daten gesammelt. Business Intelligence Lösungen sind – im Gegensatz zu Excel – für enorme Datenmengen konstruiert.


Warum eigentlich PowerBI?


foremind arbeitet im Bereich Business Intelligence und Data Analysis ausschließlich mit PowerBI. Warum? Weil PowerBi der Marktführer ist, bei unzähligen Unternehmen eingesetzt wird und ein unerreichtes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Der größte Vorteil ist aber unbestritten die Systemunabhängigkeit. Mit PowerBI können Sie Daten aus unterschiedlichsten Systemen in einem BI-Tool zusammenfließen lassen. Holen Sie Finanzdaten direkt aus SAP, Vertriebsplanung aus SalesForce und Nutzungsdaten Ihrer Website von Google Analytics. In Ihrem Unternehmen sind in der Regel mehrere Systeme gleichzeitig im Einsatz – und in Zukunft kommen weitere hinzu oder bestehende werden ersetzt. Mit PowerBI bleibt die Business Intelligence davon unbeeinflusst.


Weiters erlaubt PowerBI ein geräte- und ortsunabhängiges Zusammenarbeiten – gerade in Zeiten mit vermehrt Home Office ein wichtiger Faktor. Wenn Sie bisher – wie viele andere – mit selbst erstellten Excel-Listen gearbeitet haben kommen noch zwei weitere wichtige Punkte dazu. Zum einen entfällt durch die automatisierte Datenaktualisierung eine häufige Fehlerquelle durch manuelles Kopieren, zum anderen arbeiten Sie sicher in der Cloud statt sensible Daten per Mail in ungeschützten Excel-Listen zu verteilen. Wenn Sie also beim Thema Business Intelligence ganz am Anfang stehen – ziehen Sie PowerBI absolut in Betracht.


Das schaffen Sie nicht allein?


Müssen Sie auch nicht. foremind unterstützt sowohl beim Aufbau von individualisierten Business Intelligence Lösungen als auch bei ad-hoc Analysen. Ganz egal ob Startup, KMU oder Big Player – ohne Daten geht in Zukunft nichts mehr. Schlagkräftige Business Intelligence ist Voraussetzung, um mit immer schnelleren Entwicklungen und ständigen Veränderungen Schritt halten zu können.


Natürlich ist PowerBI aber als self-service-Lösung konzipiert. Nach dem Aufbau können Sie also mit kurzer Einschulung jederzeit selbst Änderungen und Anpassungen vornehmen. Hier ist es wieder von Vorteil, dass PowerBI als Microsoft-Produkt in Aufbau und Logik stark an Excel erinnert, dass wir alle kennen und irgendwie gewohnt sind. Wer also bisher Auswertungen und Analysen mit Excel erledigt hat, wird sich für einfache Aufgaben auch mit PowerBi zurechtfinden.


Machen Sie einen Schritt Richtung Zukunft!


Worauf warten Sie noch? Digitalisierung, Big Data, Machine Learning und künstliche Intelligenz – alle diese Schlagworte hören wir doch ständig, wenn es um die Zukunft geht. Sie wären überrascht wie einfach und schnell aus diesen Schlagwörtern konkrete Systeme in Ihrem Unternehmen werden können, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen – und das schon heute.


Lassen Sie uns die Möglichkeiten von Power BI in Ihrem Unternehmen gern persönlich besprechen.


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Für mehr Informationen besuchen Sie www.foremind.at und finden Sie mich auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/lukas-litschauer/


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